ひな形利用には大きなリスクが！契約書のチェックの必要性を企業法務に強い弁護士が解説

皆様の会社では、日々行われている取引に必ず付随する契約書について、必要十分なチェックが施されているでしょうか。「契約書チェック」とは、契約書の形式的な文章や体裁の訂正のみではなく、契約に潜在する大きなリスクや会社の利益を大きくする方法を発見する作業でもあります。
本記事では、実際に多数かつ多様な契約書チェックに携わってきた弁護士が考える、契約書チェックの必要性について解説します。

契約書に関する基礎知識

まず、契約書とは、契約当事者の意思の合致が表示された文書をいいます。つまり、契約書かどうかは、文書の体裁や表題ではなく、契約書にあらわれている意味内容に、契約当事者の意思の合致が含まれているかによって決定されます。文書中に契約当事者の意思の合致が含まれている限り、「合意書」「協議書」という表題の文書でも、契約書ということになります。
そして、契約の成立と契約書の作成は、基本的には異なる概念です。民法の典型契約の一部には、要式契約といい、書面によって合意されない限り成立しない契約もありますが、多くの契約は諾成契約といい、書面によって合意されることを必要とせず、意思の合致によって成立します。すなわち、契約書を作成せずとも大体の契約は成立することとなります。
それではなぜ、契約書を作成することが必要なのでしょうか。

契約書作成の必要性

まず、意思の合致という目に見えないものを、客観的に、その内容を明らかにする表章の作成という点で、その意義があります。契約締結時点で、お互いの意思がどのような内容で合致しているのかを目に見える形で明らかにするものです。

次に、契約によって発生する権利義務を具現化するという効果があります。

さらに、契約の履行過程において、契約をめぐるトラブルが発生した場合に、その処理方針を定めておくことで、争いが無用に長期化・複雑化することを回避することができます。

契約書を交わさないことによるリスク

契約書を交わさないで取引を行ってしまうと、意思表示の合致が客観的に証明できないため、紛争になったときに立証が困難となります。また、契約の履行過程で問題が起こった時の処理方法が客観的に明らかではないことから、問題を処理することが困難となり、紛争が長期化・複雑化する要因となりえます。

契約書チェックが必要な理由

契約書を作成することが必要であることがご理解いただけたでしょうか。

しかし、契約書はただ作成すればいいというものではありません。作成した契約書案を、実際に取引に用いてよいかをチェックするのが契約書チェックです。

契約書チェックにあたって必要なポイントを3つ紹介します。

ひな形利用のリスク

売買契約や消費貸借契約は日常的に大量に行われている取引であり、こうした取引のためにいちいち最初から契約書を作成していたのではあまりに不効率ですし、他の契約と重複する条項も存在します。そこで、実務では、ひな形が用いられることがほとんどでしょう。

ひな形を用いることで、効率的に契約書を作成することができ、また、当該契約類型で留意すべきポイントも明確といえるため、ひな形は非常に便利なものといえます。しかし、ひな形をそのまま用いることにはリスクが伴います。ひな形は、当該契約類型上最も普遍的な条項を想定したものにすぎないため、どんな契約にも対応できるというものではありません。「ひな形ではこうなっているから～」などと、ひな形の条項にこだわりすぎてしまうことは、かえって当該契約を不適切なものにするおそれがあるのです。あくまでひな形はひな形であり、実際の取引の実態などを契約内容に反映できるように柔軟に変更していく必要があるのです。契約書チェックの過程で、当該個別の取引に応じた適切な契約となるよう是正していきます。

また、ひな形それ自体の問題もあります。例として、令和2年4月に民法が改正されました。現在お使いのひな形は、法改正に対応しているでしょうか。契約書チェックがなおざりにされていると、改正前の法律に準拠したひな形を用いたままの可能性もあります。

問題発生時の対応

次に、契約書に契約の履行や履行過程に問題が生じた場合の対応策を定めていた場合、その対応策が、発生した問題に適切に対処しうるものなのかをチェックします。

ここで、想定されるべき問題は、自分の行為、相手方の行為に限らず、第三者の行為や自然現象等を含みます。それぞれの問題が生じたときに、どのような不利益が生じるかを想定し、想定される不利益が最小になるように契約書を作成することで、問題発生時に負担しなければならないリスクを軽減することができます。

契約書チェックの段階で十分に対応策が用意されていれば、実際に問題が起こったときはその対応策に従って問題を処理するだけとなるため、対応の手間が課題になることもありません。

取引リスクを明確に把握する

最初にご説明したように、契約書とは、契約当事者の意思の合致が表示された文書をいいます。契約自由の原則のもと、強行法規に反しない限り、当事者の意思が合致する以上はいかなる契約でも締結することができます。一方で、取引上の立場を盾に、当方が不利な条件を押し付けられることもあります。

そうした場合でも、当該取引の相手方との力関係や、当該取引の経営上の重要性を鑑みて、当該取引のリスクの大小、リターンとのバランス、その他経営にかかわるあらゆる事項を考慮して、契約書チェックを行っていきます。最終的にどれほどのリスクを負うかは経営判断を伴うものではありますが、適切な経営判断を行う前提として契約書チェックを行うことで、リスクを明確に把握することができます。

契約書チェックを弁護士に依頼するメリット

以上見てきたとおり、契約書チェックはスムーズな企業経営のために重要なものといえます。そんな契約書チェックに関わる者として、弁護士、司法書士、法務部員等が想定できますが、やはり弁護士に委ねるべきといえます。

以下、契約書チェックを弁護士に依頼するメリットを紹介していきます。

メリット①（他士業との違い）

一つに契約であっても適用される法令は多岐にわたります。契約書チェックにおいては、当該契約中に、関係法令に違反している条項がないかという点を網羅的に検討することが必要となりますが、当然、そうした法令を熟知していることが前提となります。弁護士であれば、豊富な知識をもとにもれなく契約書をチェックすることができます。

また、弁護士法上、訴訟代理人となることができるのは弁護士のみです。すると、契約書の作成段階で訴訟までをも見据え、当該契約書の文言によって生じるリスクを適切に想定することができるのは弁護士のみということができます。

これは、法的な知識のみではなく、訴訟の中での主張立証活動を行ってきた経験知であり、他士業にはない弁護士の強みということができます。

メリット②（企業法務対応をしている弁護士への依頼）

弁護士の中でも、企業法務対応を日常的に行っている弁護士特有の契約書チェックにおける強みがあります。

日々、企業の皆様の多様な相談に対応する中で、企業内での手続や、契約書に反映したい取引の実情、当該業界や当該業種の現状や社会情勢等、広く様々な情報を得ており、そうした情報を契約書チェックに反映することができます。日ごろから企業法務に携わっている弁護士ならではの強みと言えるでしょう。

契約書のチェックは弁護士にご相談ください

以上、みてきましたように、契約書チェックはありふれた作業と思われがちですが、実は非常に奥深い作業ということができます。そして、一度作成してしまった契約書を撤回して契約を作り直すということは一般的には困難です。会社にとって重要な契約ほど、契約書の締結の前に契約書チェックが必要不可欠といえます。

当事務所では、契約書チェックに関する豊富な知識と経験をもとに、経営者の皆様の悩みに迅速に対応いたします。ぜひ一度、当事務所にご相談ください。