みなし(固定)残業代制っておかしい？サビ残や未払い残業代請求のポイントや証拠について解説

みなし残業制、いわゆる固定残業代とは、労働者が実際にどのくらい残業をしたかに関わらず、あらかじめ決められた一定の残業代を支給する制度です。

これにより、毎月の残業時間の計算や残業代の変動が少なくなり、経営側と労働者双方の事務負担が軽減されることが期待されています。

しかし、実態としては「超過分の残業代が申請できない(支給されない)」といった違法な状況が横行しており、サービス残業や残業代未払いの温床となるようなケースが非常に多いです。

今回は、みなし残業制(固定残業代)における未払い残業代請求について解説いたします。

そもそもみなし残業制(固定残業代)とは

みなし残業制(固定残業代)の目的

みなし残業制の主な目的は、事前に残業代を固定することで、会社と労働者が予測可能な給与管理を行うことにあります。また、労働者にとっては、一定の収入が保障されるため、安定した生活設計が可能になるという側面があります。

また、ポジティブな言い方をすれば労働者のモチベーションアップにつながるともされています。本来、残業代は業務をたくさんこなした人へ支払われるものですが、生産性の低い(仕事の遅い)社員・スタッフの給料が増えてしまうという矛盾をはらんだ要素を含んでいます。

みなし残業制(固定残業代)であれば、想定された残業時間以内に仕事を終えることができる(つまり生産性が高い)社員は効率的な働き方ができるため、モチベーションアップに寄与すると言えるでしょう。

みなし残業制(固定残業代)に上限はある？

前提として、法定労働時間を超える残業には、労使間での合意が必要です。

この合意を「36協定」といい、残業の上限や割増賃金の率などを定めることが法令によって義務付けられています。この36協定は、働く側の健康と安全を守り、企業が法令を守る枠組みを作るためのものです。

36協定に基づくと、通常の月間の残業時間の上限は45時間ですが、年間での上限は360時間とされており、単純に毎月45時間残業させると年間の上限を超えることになります。例外的な状況下での残業を可能にする「特別条項」は年6回まで認められますが、これは「臨時的な特別な事情」に限定されています。

そのため、一般的な運用としては年間360時間を超えないよう残業を調整する必要があり、過度に長いみなし残業時間の設定は違法の可能性が高いです。

違法ではないみなし残業制(固定残業代)の条件って？

基本給と残業代の区別が明確に記載されている

みなし残業制を適法に運用するためには、労働者に支払われる給与の構造が明瞭でなければなりません。

給与明細において基本給とみなし残業代が明確に区分され、労働者が自らの労働に対する正確な報酬を把握できるようにすることが必要とされています。

就業規則や雇用契約書に明確に記載されている

みなし残業代に関する具体的な計算方法や条件を、就業規則や雇用契約書に詳細に記述することが法的要件となります。

これには労働時間の定義、固定残業代が適用される残業時間の範囲、超過勤務に対する追加報酬の規定など、みなし残業制度の運用に必要な全ての情報が含まれるべきです。

みなし残業代としての支給額・時間が適切であること

みなし残業代として設定された残業時間や支給額が、実際の労働条件と一致していることが重要です。

たとえば、みなし残業時間が月45時間と規定されているのに、実際には20時間分の残業代しか支払われていない場合、これは違法性が高いと考えられます。このようなケースでは、残業時間を超えて労働しているにもかかわらず、その分の賃金が支払われていないため、未払い残業代を請求することが可能です。

超過分が適切に支給されていること

また、設定されたみなし残業時間を大幅に超えて働いているにもかかわらず、超過分が適切に支払われていないケースも違法となり得ます。

例えば、みなし残業が月45時間とされているのに、実際には60時間働いている場合は、その超過分（15時間分）の残業代を追加で受け取る権利があると考えられます。

みなし残業制(固定残業代)の手当を支給されていても未払い残業代の請求は可能？

みなし残業制では固定の残業代が前もって決められていますが、もし実際にその固定時間を超える労働をした場合、超過した分の残業代を請求する権利が労働者にあります。

これは、固定残業代があらかじめ定めた労働時間を代償するものであっても、実際の労働実態に即して追加の報酬を求めることが可能だからです。

証拠を集めましょう

未払い残業代を請求するには、労働時間を証明するための証拠が必要です。下記のような資料が有効です：

• タイムカードや毎日の勤務時間表のコピー：基本的な労働時間の証明として有力です。会社が正しく管理しているかどうかも確認できます。
• パソコンのログイン・ログアウト時間の履歴：タイムカードと異なり、パソコンの使用履歴は別の角度から労働時間を証明します。特にリモートワークやタイムカードに打刻されない時間がある場合に有効です。
• タコグラフ：運送業においては、運転時間の記録が残るタコグラフが労働時間の証拠として使用されます。
• 日報：業務日報も、その日にどれだけの作業を行っていたかを記録するため、勤務状況の証明になります。
• 出勤簿のコピー：出勤時間を記録しているものがあれば、その記録を保持しておくと証拠として有効です。
• 交通ICカード型定期の通過履歴：通勤時間や出勤時刻を証明できる手段として活用できます。
• 社内外への業務メールの履歴：メールの送信時間が労働時間の証明として役立ちます。特に残業が常態化している場合、定時後の業務メールが多ければ、残業していたことを示す証拠となります。

複数の証拠を組み合わせることをお勧めいたします

証拠を1つに頼るのではなく、複数の資料を組み合わせて提出することで、より強力な主張が可能になります。タイムカードに加え、メールの送信履歴やパソコンのログイン履歴などを揃えることで、労働時間の正確な証明がしやすくなります。また、万一会社側がタイムカードを改ざんするような行為があったとしても、他の証拠で反証することが可能です。

みなし残業制(固定残業代)の未払い残業代はどのように計算される？

まずは1時間あたりの基礎賃金を計算しましょう

未払い残業代を計算するためには、まず基本給から1時間あたりの賃金を算出する必要があります。

これは、月給を所定労働時間で割ることで求められます。この基礎賃金は、残業代の計算の基準となるため、正確な算定が不可欠です。

例えば、１か月の基本給が額面25万円、所定労働時間が160時間である場合、

となりますので、1時間あたりの基礎賃金は約1,562円となります。

1時間あたりの残業代を含む賃金を計算しましょう

1時間あたりの賃金に法定の割増率（通常は25%以上）を適用して、残業1時間あたりの賃金を求めます。

この例の場合であれば、残業1時間あたりの賃金は約1,953円となります。

みなし残業手当との差額を確認しましょう

実際に働いた時間とみなし残業時間を比較し、差額がある場合はその分を請求できます。

例えば上記の例で考えると、残業1時間あたりの賃金は約1,953円であるのにも関わらずみなし残業手当5万円(30時間)分といった契約になっていれば、

本来は約1,953円×30時間＝58,590円が30時間分の残業代ですので、上記の例であれば1月あたり最低でも差額分の8,590円が未払い残業代として請求できる可能性があります。長い期間勤務している場合は数受万円〜数百万円での請求に発展することもあります。

みなし残業制(固定残業代)で未払い残業代を請求する方法

内容証明郵便で会社に請求する

内容証明郵便での請求は、請求書の送達日時と内容が法的に証明されるため、後々のトラブルや訴訟時に明確な証拠となります。

この手段を用いることで、請求者は自らの主張を公式に記録し、法的手続きの準備を整えることが可能となります。具体的には、未払い残業代の金額、請求の根拠となる労働時間、支払いを求める期限などを明記し、会社に対して正式な支払い請求を行います。

労働基準監督署に通報する

労働基準監督署への通報は、会社の労働法違反を正式に指摘し、国の監督機関に調査と是正を求める行為です。

労働者が自らの労働条件に不当な扱いや法令違反を感じた場合、労働基準監督署に相談することで、専門的な調査と助言を受け、適切な措置を促すことができます。監督署は事実関係を調査し、必要に応じて是正勧告や命令を出すことがあります。

労働審判を起こす

労働審判は、労働問題に特化した迅速な裁判手続で、通常の裁判よりも短い期間で結論を得られることが特徴です。

この手続きを利用することで、未払い残業代の問題を速やかに解決することが可能となり、労働者は長期化する争いを避け、早期に権利を実現することができます。

弁護士に相談する

専門的な法律知識を持つ弁護士に相談することで、未払い残業代請求の法的根拠を明確にし、適切な手続きを踏むことができます。

弁護士は法律的アドバイスの提供のみならず、必要に応じて交渉や訴訟の代理人として活動し、労働者の権利を守るために積極的に対応します。これにより、労働者は専門的なサポートを受けながら、自身の権利を有効に主張することができます。

未払い残業代を弁護士に相談するメリット

残業代の回収可能性が高まる他、素早い解決に繋がる

弁護士に相談することで、未払い残業代の回収可能性が大幅に高まります。個人で会社に未払い残業代を請求しようとすると、交渉が思うように進まず、解決までに長い時間がかかることが少なくありません。加えて、請求のための証拠集めや書類作成などの準備にも手間がかかるため、途中で頓挫してしまうケースも考えられます。

こうした事態を避けるためにも、未払い残業代請求に強い弁護士に相談することが効果的です。弁護士は、未払い残業代の請求に必要な準備や証拠集め、会社との交渉を代行してくれるため、個人で対応するよりも請求円滑に進めることが可能です。

開示請求等により証拠を集めやすくなる

弁護士へ相談することで、どのような証拠を集めれば良いかアドバイスを受けられるほか、現状手元にある証拠で戦うことができるかどうかの判断なども可能です。

また、弁護士であれば会社に対して証拠の開示請求を行うことができるため、労働者自身では入手しにくい情報も集めることができます。タイムカードの改ざんや証拠隠滅を防ぐためにも、早い段階で弁護士に相談しておくことが重要です。

弁護士は入るだけで会社側の対応が変わることも！

弁護士が関与するだけで、会社側の態度が変わるケースも少なくありません。労働者からの個人的な請求には応じない企業も、弁護士からの正式な通知を受けると、態度を改め、未払い残業代を支払うケースが少なくありません。

残業代の未払いにお困りの方は弁護士に相談しましょう

未払いの残業代に関する悩みは、一人で抱え込まず、専門家に相談することで解決への糸口を見つけることができます。私たち西村綜合法律事務所では、豊富な経験を持つ弁護士が迅速かつ丁寧に対応し、皆様の労働条件の改善に向けてサポートします。

些細な疑問も大きな不安も、初回相談無料で承りますので、お気軽にご連絡ください。